Zwinne czy całościowe? A może hybrydowe? Zarządzanie projektami dotyczy każdej firmy, a od jej dojrzałości i złożoności projektu zależy, w jakim modelu najlepiej go realizować.

Zacznij od pytania: dlaczego chcesz realizować projekt

Otoczenie prawno-gospodarcze, sytuacja bieżąca rozumiana jako trudny czas kryzysu, czy konkurencja w segmencie firm z sektora MŚP w XXI w. coraz mocniej wymusza racjonalne podejście do realizacji przedsięwzięć: wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Te warunki skłaniają nas do intensywniejszego planowania budżetu, czasu, zasobów, by lepiej zrealizować cele strategiczne, taktyczne, operacyjne.

Inicjując projekt, warto zadać pytanie: dlaczego chcemy go zrealizować? Najczęściej dochodzimy do wniosku, że jest jakiś problem, który chcemy rozwiązać lub zminimalizować jego negatywne skutki, lub jest szansa, którą należy wykorzystać. Ten etap analizy, oparty na wiarygodnych źródłach, powinien poprzedzić formułowanie celów. Najistotniejsze jest poszukiwanie odpowiedzi na pytanie: Co zamierzamy osiągnąć? W tym momencie dążmy do określenia właściwych korzyści, a nie skupiajmy się tylko na podaniu końcowych produktów projektu.

Prowadząc projekty w segmencie MŚP; wdrożenia systemów IT typu ERP, CRM (czyli systemów wspomagających zarządzanie firmą) oraz projekty usprawniające (jak na przykład: optymalizacja procesów, budowanie Biura Zarządzania Projektami (ang. PMO), czy wdrożenie metodyki zarządzania portfelem projektów i programami albo zoperacjonalizowania strategii przedsiębiorstwa) wielokrotnie zastanawiałem się, czy w standardowym podejściu do zarządzania projektami czegoś jednak nie brakuje. Z pewnością słyszeliśmy o którymś podejściu zgodnym z metodyką: PMBOK (PMI), Prince2, TenStep: czy to nie wystarczy, by trzymać się wybranego standardu i osiągnąć sukces w projekcie?

Trendy w zarządzaniu projektami

W ostatnich latach pojawiły się nowe trendy w zarządzaniu:

1)     Podejście „zwinne” (ang. Agile), czyli tzw. interacyjna metodyka prowadzenia projektów – stosowana głównie w środowisku IT, znana m.in. jako „scrum”. Polega na podziale projektu na mniejsze części zakresu, by wytworzyć produkty w cyklach kilku tygodni, ominąć etap długiego i żmudnego planowania. Skupić uwagę zespołu na wytwarzaniu produktów i w ten sposób skrócić czas realizacji projektu oraz mieć większą kontrolę nad wytwarzanymi rezultatami – w rozumieniu oceny powstających „prototypów”.

2)     „Organisational project management” – całościowe podejście do zarządzania projektami w organizacji: integrujące procesy operacyjne i procesy zarządzania projektami, a także struktury funkcjonalne i struktury projektowe (łącznie z PMO). Ma wymusić zmianę mentalności, odpowiedzialności i świadomości wszystkich w firmie, by wykreować proaktywność w działaniu.

To jaką metodologię należy wybrać, zależy od skali i zasięgu prowadzonego projektu. Te, które związane są na przykład z wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów, warto prowadzić zgodnie z podejściem Agile, ponieważ wiele zmiennych, w tym czynnik ludzki, powinny być elastycznie dostosowane do zmieniających się warunków.

Podejście typu „Organisational project management” warto zastosować do projektów obejmujących całą organizację. Przykładowo, gdy chcemy wprowadzić siatkę płac czy ścieżki karier do firmy. Te projekty składać się będą na większą całość obejmującą struktury HR w firmie.

A może model łączony – hybrydowy?

Współczesna gospodarka w sektorze MŚP, w której dominuje kierunek: szybciej, więcej, taniej, z pełną elastycznością, czyli otwartością na zmiany wprowadzane od ręki, to nieodzowny trend, aby zaspokoić oczekiwania klientów. Popularyzacja nowego podejścia w zarządzaniu projektami doprowadzi do powstania hybrydowych rozwiązań pomiędzy tradycyjnymi metodykami, a elementami „zwinnego” stylu realizacji projektu, gdy zespół skupia się na jak najszybszym dostarczeniu efektów. Rozwiązania hybrydowe najlepiej sprawdzają się przy długofalowych projektach mających wpływ na całokształt funkcjonowania firmy. Przykładowo: jeśli mikro firma staje się małą firmą i zaczyna potrzebować struktury, wówczas warto podzielić duży projekt na mniejsze elementy, które da się weryfikować na bieżąco. Model hybrydowy pozwoli nie stracić zapału zespołowi, firmie przejść transformację, a PM-owi skutecznie zarządzać zmianą.

Kluczowe kompetencje

Na podstawie swoich doświadczeń oraz dobrych praktyk z kilku organizacji dostrzegam, że najistotniejszym elementem jest umiarkowane podejście w ujęciu logiki oraz zdrowego rozsądku w działaniu, a metodyki to tylko narzędzie do wsparcia. Jednoznacznie należy to połączyć z kompetencjami PM-a, który w pełni odpowiada za realizację projektu. Zgodnie z tezą: to ludzie robią projekty, zachęcam do rozwoju najbardziej przydatnych kompetencji liderów projektów, tzw. elementy miękkie. Polecam kluczowy aspekt: inteligencja emocjonalna.

Ponownie zdrowy rozsądek podpowiada, że warto czerpać z wielu dostępnych standardów i metodyk, dostosować je do wewnętrznych potrzeb organizacji, by z lepszym skutkiem realizować projekt w zmiennym otoczeniu. Uważam również, że potrzebne jest wzmocnienie kompetencji PM-a w tzw. specjalizacji (a więc wąska dziedzinowa lub branżowa wiedza i doświadczenia).

 

IPMA Polska (International Project Management Association Polska) to wiodąca organizacja non profit obecna na polskim rynku od 1999 roku. Jako jedyna w Polsce działa w strukturach International Project Management Association, międzynarodowej organizacji tworzącej uniwersalny standard kompetencji w zarządzaniu projektami, obejmującej 55 stowarzyszeń członkowskich z całego świata. Jej celem jest przyczynianie się do rozwoju dyscypliny zarządzania projektami w Polsce oraz integracja wszystkich interesariuszy tej dyscypliny.

IPMA Polska to 11 Grup Regionalnych skupiających członków Stowarzyszenia na terenie całej Polski, organizujących rocznie dziesiątki spotkań w formie wykładów, warsztatów, szkoleń oraz seminariów. Członkostwo w Stowarzyszeniu sprzyja nieustannemu rozwojowi i uaktualnianiu wiedzy na temat zarządzania projektami oraz wymianie doświadczeń na szczeblu lokalnym. Więcej na stronie www.ipma.pl