Do prawidłowego funkcjonowania biznesu niezbędne są usługi usprawniające codzienną pracę. Ich koszt, dla startupów rozpoczynających działalność, może wydawać się swoistą górą lodową, o którą może rozbić się nawet dobrze zapowiadający się biznes zbudowany na genialnym pomyśle. Rozwiązaniem tych problemów jest wykorzystanie zintegrowanych usług udostępnianych w modelu SaaS, zwanym potocznie “chmurą”. Pozwala ona korzystać z profesjonalnych narzędzi w przystępnej cenie, a ich elastyczność i skalowalność umożliwia dostosowanie pod aktualne potrzeby.

Przetwarzanie w “chmurze” opiera się na dostarczeniu użytkownikowi końcowemu usług za pomocą sieci Internet, przy czym opłaty nie są pobierane za licencje, a za okres korzystania z usługi. Główną zaletą takiego rozwiązania jest brak konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania, a jedynym wymogiem jest dostęp do Internetu. Wizja przetwarzania w “chmurze” zdążyła się już zakorzenić w umysłach polskich przedsiębiorców. Kolejnym etapem rozwoju jest integracja w jednej ofercie wielu przydatnych usług dostarczanych przez różnych dostawców.

Hosting firmowej witryny, centralka telefoniczna, fax, numery wewnętrzne, serwer z kopią bezpieczeństwa danych, czy też system CRM wspomagający zarządzanie informacją, funkcjonują w świadomości wielu osób jako narzędzia drogie i przeznaczone dla dużych firm. Nic bardziej mylnego. Nawet startując z biznesem, gdzie prawie cały kapitał to pomysł, możemy korzystać z zaawansowanych narzędzi biznesowych. Własna infolinia, zaawansowana strona internetowa, możliwość stworzenia telekonferencji buduje u naszych aktualnych i potencjalnych  klientów większe zaufanie i prestiż firmy. Jeżeli do tego dołożymy możliwość korzystania z oprogramowania CRM, gdzie od ręki znajdziemy wszystkie potrzebne informacje, odkładając  arkusze kalkulacyjne do lamusa, przeskoczymy organizacyjnie na wyższy poziom. Efektem będzie zwiększenie jakości obsługi klienta.

Telefonia VoIP

Telefon to nieodłączny element biznesowej codzienności, bez którego trudno sobie wyobrazić działanie firmy. Na tym polu popularność zyskuje technologia VoIP, wykorzystująca łącza internetowe. Oprócz niewątpliwych oszczędności wynikających z braku konieczności inwestowania w infrastrukturę oraz tańszych połączeń, VoIP pozwala zoptymalizować funkcjonowanie firmy dzięki dostępowi do szerokiego spektrum usług dodatkowych, jak m.in. wirtualny fax, wirtualna centralka, telekonferencje, call center online oraz wiele innych, ukierunkowanych na wsparcie komunikacji przedsiębiorstwa.

Bezpieczeństwo danych

Każde przedsiębiorstwo posiada zasób informacji, danych czy plików, których utrata mogłaby się wiązać z poważnym zagrożeniem dla jego funkcjonowania. W większości przypadków dokumenty przechowywane są na dyskach twardych komputerów, a tylko nieliczne kopiowane są na pamięci przenośne. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest archiwizacja on-line, która stanowi tańszą alternatywę dla tradycyjnego backupu wykonywanego na zewnętrznych dyskach. Tworzenie kopii zapasowych jest w pełni zautomatyzowane, a dane przechowywane są na bezpiecznych serwerach dostawcy usługi. Profesjonalne systemy do backupu on-line zapewniają poufność dzięki szyfrowaniu i przesyłaniu danych za pomocą bezpiecznego protokołu.

Niewiele firm zdaje sobie sprawę jak opłacalne jest zabezpieczenie wszelkich informacji oraz poufnych danych, dopóki nie musi walczyć ze skutkami ich utraty. Przechowywanie danych w „chmurze” gwarantuje odzyskanie ich w całości bez jakiegokolwiek ryzyka i niezależnie od miejsca, w którym aktualnie się znajdujemy.

CRM

Dziś oprogramowanie CRM to dużo więcej niż tylko to, co kryje się za rozwinięciem skrótu (Customer Relationship Management = Zarządzenie Relacjami z Klientami). CRM to bardzo funkcjonalne narzędzie wspierające codzienne działanie firmy.

Oprócz budowania bazy danych klientów, archiwizowania i planowania zadań, możemy zarządzać projektami, a na podstawie danych generować przekrojowe raporty. W bardziej rozbudowanych wariantach dostępne są również moduły finansowy, ofertowania, magazynowy, czy też wbudowany system DMS pozwalający na stworzenie wirtualnego dysku. Co więcej systemy takie posiadają własne moduły pocztowe lub też integrują się ż popularnymi programami pocztowymi, dzięki czemu w wielu przypadkach są w tym względzie samowystarczalne.

Przedstawione funkcjonalności systemów CRM znajdziemy w wielu aplikacjach, jednak prawdziwa moc drzemiąca w takich systemach objawi się, gdy skorzystamy z możliwości zintegrowania CRM z innymi usługami SaaS. Najciekawsza i zarazem najbardziej przydatna z nich, to połączenie CRM z telefonem, dzięki czemu informacje o każdym dzwoniącym kliencie będziemy widzieć natychmiast na ekranie, a notatki z rozmowy będziemy prowadzić na bieżąco. Dodatkowo, bezpośrednio z systemu, możemy wykonać połączenie telefoniczne. Czas trwania, a nawet nagranie w formie pliku mp3 zostanie automatycznie zarchiwizowane w systemie. Dużym atutem jest również funkcja wysyłania komunikatów SMS zarówno do klientów, jak i do użytkowników systemu. Wiadomości zawierają przykładowo dane kontaktowe lub przypomnienia o planowanym spotkaniach.

Z dobrodziejstw przedstawionych usług możemy korzystać bez instalowania kosztownego sprzętu, oprogramowania i jego licencji. Elastyczność rozwiązań w “chmurze” pozwala na ciągłe modyfikowanie zakresu usług wraz z rozwojem działalności. Likwidują też barierę finansową, która w początkowej fazie działalności byłaby dla niektórych firm nieprzekraczalna. Dodatkowym atutem jest dostęp do bardzo różnorodnych usług za pomocą jednego panelu administracyjnego. Unikamy więc konieczności pamiętania haseł do kilku platform i systemów, a płynne przechodzenie pomiędzy usługami i jedno Biuro Obsługi Klienta to dodatkowe udogodnienie.

Platformy integrujące usługi SaaS często oferują darmowe okresy próbne lub nawet darmowe pakiety. Warto takie rozwiązania wypróbować i zobaczyć, że przeniesienie części usługi do zintegrowanej “chmury”, przynosi duże oszczędności. Skorzystamy na tym organizacyjnie, a przede wszystkim finansowo, co niewątpliwie dostrzeżemy zestawiając je z kosztami tradycyjnych rozwiązań.

Kamila Błaszczyk Wiceprezes Zarządu – marka CRM Vision

Michał Mysiak, Business Line Manager marki SMARTO