Jeżeli firma ma działać sprawnie, to podstawą jest sprawna komunikacja. Tak jest w przypadku każdej firmy większej niż jednoosobowa działalność gospodarcza. Nie ma znaczenia, czy zatrudniasz jedną, piętnaście czy pięćdziesiąt osób. Otwarta komunikacja znacznie podnosi nie tylko komfort pracy, lecz także szybkość i efektywność działania.

Przede wszystkim każdy pracownika zarządzający ludźmi – w tym oczywiście właściciel(e) – musi dawać przykład i pokazywać, na czym ma polegać otwarta komunikacja. Dla każdego swojego podwładnego musisz znaleźć chwilę na rozmowę. Częstotliwość oczywiście zależy od rodzaju zadań, jednak myślę, że spotkanie raz w tygodniu jest optymalnym rozwiązaniem w przypadku bezpośredniej podległości.

Oczywiście takie spotkania to nie wszystko. Pracownik musi mieć możliwość na bieżąco konsultować i pytać o poradę w sytuacjach, w których nie czuje się kompetentny samodzielnie podjąć decyzję. Zatory komunikacyjne w takich sytuacjach powodują rozliczne problemy. Jeśli praca jest z serii tych „pod presją czasu”, to ewentualne przestoje spowodowane brakiem decyzyjności mogą powodować wymierne straty.

Z drugiej strony – kiedy już przyzwyczaisz pracowników do dialogu – słuchaj ich. Pamiętaj, że pracownik nie zawsze będzie miał odwagę powiedzieć wprost w czym rzecz. Ludzie miewają rozmaite przyzwyczajenia wyniesione z poprzednich miejsc pracy, a otwarta i szczera komunikacja wewnątrz nie jest normą. Część z nich będzie wolała rozmawiać w cztery oczy w gabinecie, innym wygodniej będzie przemycić swoje sprawy podczas luźnej rozmowy przy porannej kawie.

Tak czy inaczej warto, aby każdy odchodził z przekonaniem, że został wysłuchany, a jego uwagi nie są puszczane mimo uszu. Tylko wtedy sami pracownicy będą chętnie zgłaszać nowe pomysły usprawnienia procedur. O ile to możliwe, warto je testować, aby sprawdzić w praktyce, czy zadziałają czy nie. Nawet jeśli koncept okaże się nietrafiony – kiedy wyjdzie to w praktycznym działaniu, pomysłodawca łatwiej pogodzi się z tym, że pomysł nie był trafiony. Jeśli odrzucamy go na etapie dyskusji, może pozostać poczucie niedocenienia inicjatywy.

Rozmawiaj z osobami na stanowiskach menadżerskich, aby każdy z nich dobrze rozumiał, na czym polega otwarta komunikacja w firmie i jak ma ona wyglądać. Dla części z nich będzie to oznaczało zmianę sposobu pracy, będą potrzebowali czasu, aby to sobie na nowo ułożyć, ale w efekcie końcowym zaowocuje to lepszymi wynikami. To, co tobie wydaje się oczywiste, niekoniecznie będzie takie dla pozostałych pracowników. Otwarta komunikacja może również oznaczać brak hierarchii komunikacji, co w naszym kraju może się wydawać dziwaczne.

Na koniec. Warto jest świętować wszelkie rocznice, urodziny, imieniny, gwiazdki itp. To nie musi za każdym razem oznaczać wyjazdu na paintball czy wyjścia na wystawną kolację. Często wystarczy krótka przerwa w dniu pracy i symboliczny poczęstunek. To również buduje środowisko do lepszej komunikacji.

Na koniec powinienem napisać jeszcze kilka słów o tym, jak ważna jest otwarta komunikacja w biznesie i jak mocno wpływa na wydajność, efektywność i satysfakcję pracowników, ale to przecież oczywiste. Prawda?