Wiele małych firm dopada moment kryzysu. Zaczyna brakować pieniędzy, trudno mówić o zyskach, a przecież jakoś funkcjonować dalej trzeba. Co zrobić w obliczu spadku obrotów? Prezentujemy 5 sposób na optymalizację kosztów dla małych firm.
1. Oddziel finanse prywatne od firmowych
Wspomniane powyżej kłopoty bardzo często wynikają z dezorganizacji w zarządzaniu firmą i nieumiejętnym operowaniu finansami. Dotyczy to także jednoosobowych działalności, szczególnie jeśli mowa o wymarzonym pomyśle na biznes. W takim przypadku właściciel firmy może bardzo łatwo stracić widoczność granicy pomiędzy wydawaniem pieniędzy na sprawy zawodowe a prywatne.
W związku z tym podstawowa zasada to oddzielenie finansów. Duże ułatwienie zapewnia otwarcie dodatkowego konta bankowego – ale przeznaczonego wyłącznie na sprawy zawodowe. Wszelkie wpływy lub przelewy wychodzące będą dotyczyć jedynie firmowej działalności. W efekcie będzie można bardzo szybko ocenić, ile wynosi aktualny stan finansowy.
2. Zrób ewidencję kosztów i wydatków
Dobrym pomysłem na to uporządkowanie wszelkich działań pieniężnych jest zrobienie ewidencji kosztów i wydatków, czyli przejrzystego spisu, który wykaże, jak wiele funduszy przeznacza się na rozmaite sprawy. Mając wszystko skumulowane w jednym miejscu, najlepiej w formie czytelnej tabeli, będzie można skutecznie ocenić, gdzie koszta są zbyt wysokie i jakie wydatki ewentualnie ograniczyć.
3. Optymalizacja kosztów zaczyna się od optymalizacji czasu pracy
W zarządzaniu firmą istotną rolę odgrywa także czas. Nawet najlepszy biznesmen niekoniecznie musi się odnajdywać w stricte papierowych kwestiach i do pewnych czynności lepiej zatrudnić specjalistę. Na przykład warto mieć swojego księgowego. Gdy ten będzie z powodzeniem zajmować się finansami i dokumentacją, właściciel firmy będzie mógł działać na innym polu i wykorzystując kompetencje w swojej specjalizacji, dbać o rozwój działalności. Za pewne rzeczy po prostu lepiej nie zabierać się samodzielnie i skorzystać z usług outsourcingowych.
4. W pierwszej kolejności warto ciąć wydatki reprezentacyjne
Reklama dźwignią handlu, podobnie jak dobra reprezentacja, ale warto zastanowić się, czy znajdują się w naszym zasięgu sposoby, którymi zbudujemy pozytywny wizerunek prowadzonej firmy, a niekoniecznie będzie to oznaczało kolejne koszta.
Małe firmy powinny w tym aspekcie kalkulować w sposób szczególny. Bardzo łatwo się przeliczyć w kwestii inwestycji w reklamę. Warto szukać też w tym zakresie sposobów na optymalizację kosztów. Na przykład postawić można na współpracę barterową na Instagramie z mniejszymi (ale bardziej wyspecjalizowanymi) influencerami zamiast płacić większe pieniądze za reklamę u większych podmiotów.
5. Optymalizacja kosztów dzięki procedurom i automatyzacji procesów
Działalność firmy ulegnie także poprawie przy automatyzacji procesów. Przykładowo różnicę bardzo szybko zauważymy tam, gdzie tradycyjną pracę ręczną zastąpimy rozwiązaniami zautomatyzowanymi. Warto wyposażyć pracowników w nowe technologie, które skrócą czas wykonywanej czynności, np. obsługę sprzedaży, kontaktowanie się z kontrahentami czy rejestrowanie faktur.
Istotne jest także odpowiednie zaplanowanie szkoleń nowych pracowników. Im sprawniej wdrożymy nową osobę w nasz system pracy, tym szybciej zacznie wykonywać swoje obowiązki w sposób należyty, a firma na tym korzystać. Warto również wyraźnie zdefiniować cele dla managerów i pracowników, przybliżać to, co firma chce w konkretnym okresie osiągnąć. W przypadku realizacji tych założeń, klarowniejsza się staje sytuacja firma, jej działania i widoczność osiągniętego rozwoju (lub regresu).