Historia z pocztą elektroniczną zaczęła się od Raya Tomlinsona, który to za pomocą @ jako symbolu rozdzielającego użytkownika od hosta zapoczątkował wysyłanie wiadomości pomiędzy użytkownikami różnych komputerów. Od tej pory poczta elektroniczna stała się błyskawicznym sposobem komunikacji pomiędzy użytkownikami oddalonymi od siebie. Były to czasy, kiedy w Stanach królowały katalogi wysyłkowe i zamówienia telefoniczne. Ponieważ biznes lubi nowości, bardzo szybko e-mail stał się narzędziem promocji. Doświadczenie ostatnich 30 lat pozwoliło na sprecyzowanie i zbadanie zjawiska korespondencji.

Zacznijmy od tego, jak ludzie odbierają pocztę. Głównym punkt, na który zwracają uwagę, to nadawca. Jeśli mamy zbudowaną markę możemy zwyczajnie wysłać e-mail od naszej firmy X. Gdy dopiero zaczynamy bądź wysyłamy e-mail do bazy i nie wiemy dokładnie, jaka jest jej zawartość, warto skorzystać z nazwiska osoby prywatnej. Jeśli ludzie widzą kogoś znajomego, o wiele chętniej czytają temat wiadomości. Możemy na przykład w pole od wpisać: M. Kowalski czy J. Nowak. Ze względu na popularność nazwisk jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że odbiorca zna jakiegoś Kowalskiego czy Nowaka.

Drugim w kolejności elementem, po odsianiu przez odbiorcę pola nadawcy, jest temat. Tutaj możemy wykazać się pomysłowością, ale chodzi przede wszystkim o wzbudzenie emocji. Może być to zainteresowanie np.: „Selekcjoner prezentuje strategię na mecz…”, również euforia: „Już wygrałeś! Potwierdź tylko adres”, ale także depresja: „Kryzys zniszczył zieloną wyspę”. Wywołanie jednej z emocji w dużo większym stopniu zainteresuje odbiorcę niż napisanie prostego: „Oferta na buty zimowe”.

Zaprojektowanie prostego e-maila spełniającego te dwa punkty pozwoli znacznie podnieść współczynnik otwieralności wiadomości, który, niestety, odnosi się tylko do tych dwóch pól, a nie do treści, którą za chwilę zaprojektujemy. Właśnie przez to, że odbiorca musi wykonać tyle ruchów (zainteresowanie tematem => kliknięcie w e-mail => odczytanie przekazu => decyzja czy interesująca oferta) konwersje z e-mailingów są dużo niższe niż reklama w wyszukiwarkach.

Następnym ważnym elementem jest treść. W tym miejscu trzeba zdać sobie sprawę z tego, czy potrafimy zaprojektować układ i grafikę do naszej wiadomości. Te elementy powodują, że wiadomość wygląda ciekawie, a także zwiększy się jej klikalność. O ile układ i treść można zrobić samemu w Wordzie, o tyle grafikę warto zlecić profesjonaliście, lokalnej agencji reklamowej, małej drukarni czy w serwisach typu Zlecenia.przez.net. Pozostając przy treści, zwracamy uwagę, aby wszystko było czytelne, a to co ma zostać kliknięte, rzeczywiście wyróżniało się od reszty szablonu.

Zostaje nam teraz jeszcze okodować e-maila. Co to znaczy? Okodowanie pozwala nam na śledzenie procentu otwartych e-emaili i statystyk konwersji. Dobrym narzędziem wydaje się być tutaj Google Analytics. Z pomocą licznych w internecie tutoriali możemy łatwo okodować swoją wiadomość i stronę, na którą będą odbiorcy wchodzili.

Następnym ważnym krokiem jest przetestowanie naszej wiadomości. Aby przystąpić do wysyłki próbnego e-maila, warto w tym celu założyć testowe adresy e-mail w popularnych serwisach: Gmail.com, Poczta.o2, Poczta.wp.pl, Poczta.onet.pl, Interia.pl. Każdy z tych portali posiada inny mechanizm parsujący i wyświetlający wiadomości. Wysyłka testowego e-maila pozwala na sprawdzenie wyglądu, poprawności i ewentualną korektę przed wysyłką.

Kiedy mamy już gotowy e-mail, pozostaje go rozesłać. Można to zrobić na wiele sposobów. Najprostszym jest zalogowanie się do skrzynki, w polu UDW/BCC wpisanie listy adresatów i wysyłka. Niestety, operatorzy systemów pocztowych najczęściej ograniczają nas do 1000 wysłanych e-maili dziennie. Jest to profilaktyka przed rozsyłaniem spamu. Watro w tym momencie rozejrzeć się za narzędziem do wysyłki. Mając np. własny serwer  dedykowany, możemy skorzystać z dobrodziejstw, jakie daje nam smtp np. postfix, sendmail. Gdy tego nie mamy możemy skorzystać z oferty systemów do masowej wysyłki. Na rynku jest wiele narzędzi. Najmniej skomplikowane wydaje się być Freshmail.pl, o  jakości tego systemu świadczyć może, że wykorzystuje je do wysyłki newsletterów taki potentat jak Puls Biznesu. Ciekawym i niedrogim narzędziem wydaje się być również Getresponse.pl.

Gdy zależy nam na kompleksowości obsługi oraz dużej elastyczności wysyłek, np. poprzez generowanie własnych skryptów kampanii, warto przyjrzeć się temum, co daje nam Sare.pl. Większość  systemów oprócz wysyłki oferuje opisane wcześniej funkcjonalności. Począwszy od redagowania wiadomości z użyciem szablonu przez gotowe systemy sprawdzania wyglądu po masową wysyłkę. Wszystkie opisane systemy oferują możliwość importowania baz e-mailowych oraz udostępniają narzędzia do zbierania nowych np. w postaci widgetu do zainstalowania na stronie. Inną argumentem przemawiającym za użyciem automatycznych systemów e-mailngowych jest doświadczenie w radzeniu sobie z politykami antyspamowymi odbiorców e-maili. Systemy te posiadają listę zaufanych adresów IP, z których e-maile rzadko trafiają do folderu spam, co niestety może się zdarzyć, gdy użyjemy swojego serwera dedykowanego.