Proces negocjacyjny bywa skomplikowany. Aby jak najlepiej wypaść w tego rodzaju konwersacji i osiągnąć pożądane korzyści, należy dobrze zrozumieć jej przebieg. Nawet jeżeli każde negocjacje są inne, to dla wszystkich można wskazać wspólny mianownik, który stanowi podział na cztery fazy. Co warto o nich wiedzieć?
Przygotowanie – 1 faza negocjacji
Odpowiednie przygotowanie do negocjacji to podstawa dla ostatecznego sukcesu. Przed jej rozpoczęciem należy właściwie zgłębić temat spotkania. Wnikliwa analiza pozwoli na dokładne określenie przedmiotu negocjacji i z jednej strony precyzyjne wyznaczenie własnych celów, z drugiej poznanie oczekiwań rozmówcy.
Poza zebraniem informacji liczy się także zaplanowanie spotkanie. Negocjacje powinny się odbyć w komfortowych dla obu stron warunkach — najlepiej w neutralnym miejscu w dogodnej porze dnia, aby nie doskwierał nikomu dyskomfort fizyczny czy psychiczny.
Negocjacje to poważna sprawa, niemniej dobrze, aby sama rozmowa przebiegała swobodnie. Pozwoli to lepiej wprowadzić w życie reguły wywierania wpływu Cialdiniego. Najlepiej przy okrągłym stole, ale przyjmuje się oczywiście także prostokątny.
Wymiana informacji – 2 faza negocjacji
Początek negocjacji to czas, w którym obie strony mogą się wzajemnie poznać. Jeżeli towarzyszy im zespół, należy go przedstawić. Jest to jeszcze mniej zobowiązujący etap spotkania, w którym można zniwelować poziom stresu i pozwolić opaść pierwszym emocjom. Można także wykorzystać technikę próbnego balona.
Ponadto można dokonać wstępnej oceny, czy obrana strategia okazała się adekwatna do zaistniałej sytuacji, a także przekonać się lub zaskoczyć intencjami drugiej strony. W drugiej fazie negocjacji ustala się czy potwierdza się również ich formę — czas trwania dyskusji, tematykę itd.
Perswazja – 3 faza negocjacji
Najbardziej rozbudowana i teoretycznie najważniejsza faza negocjacji, choć jej przebieg w niemałym stopniu może być warunkowany tym, jak przebiegły poprzednie etapy. Bez dobrego przygotowania do spotkania, zbudowania swojej postawy według zasady autorytetu czy dobrej wymiany informacji trzecia faza może się nie okazać czasem produktywnym i satysfakcjonującym.
Na tym etapie rozmowy staramy się przekonać do oczekiwanych warunków i prowadzimy twarde negocjacje. Należy znaleźć odpowiedni balans pomiędzy demonstrowaniem swojego stanowiska oraz wystosowaniem różnych propozycji a wysłuchaniem i rozważaniem argumentów oponenta. Przede wszystkim trzeba nie tylko utrzymać wysoki poziom koncentracji i przekonanie względem swoich racji, lecz także okazać kulturalny stosunek i z szacunkiem traktować rozmówcę. Jest to również ta faza, gdy można stosować wszelkie techniki negocjacyjne i próbować ugrać dla siebie jak najwięcej.
Zamknięcie – 4 faza negocjacji
Na końcu spotkania należy podsumować wszelkie ustalenia oraz warunki. Muszą one zostać precyzyjnie opisane na piśmie. Dokument ten to poświadczenie nawiązania przez obie strony porozumienia, lecz także punkt odniesienia dla niepożądanych, lecz mogących się przydarzyć w bliższej lub dalszej przyszłości, nieporozumień i prób rozwikłania sporu. Pismo składamy również naszym przełożonym, jeżeli nie mogli lub nie było potrzeby, aby bezpośrednio uczestniczyli w spotkaniu.
Czwarta faza negocjacji to także weryfikacja swoich oczekiwań oraz obranych metod. Najlepiej, jeśli osiągnięte zostanie porozumienie typu win win. Warto przeanalizować koszty, które zostały poniesione oraz osiągnięte zyski i jaki jest ich wzajemny stosunek. Można wyciągnąć pierwsze wnioski i nabrać już świadomości, czego lepiej unikać na przyszłość.